物资采购管理制度范本
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咸宁市城发市政工程有限公司
密级：企密A
文件编码：00-05-002
物资米购管理制度
起稿部门
物资管理部
起稿时间
2016年5月19日
修订部门
修订时间
财务部
审核日期
日期
分管副总经理
日期
总经理
日期
版本号
第1版
目录
第一章
总则
第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
物资管理部的职责
供应商管理 物资采购管理 采购申请及流程 采购付款
附件一：《城发市政公司工程物资采购申请单》
附件二：《城发市政公司工程物资采购申请附表 》
第一章总则
1.1为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保 公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规
^定O
1.2本制度对工程施工所需的物资、材料、设备、机具等物品 的采购主体及原则、采购分类及周期、采购申请及流程、入账及领 取等内容做了具体规定，适用于项目部所有物资设备采购行为。
1.3公司的物资部门或具体采购人员应当根据市场信息做到比 质、比价采购。大宗的物资采购，具备招标采购条件的，应实行招 标米购。
1.4公司采购遵循“公开、公正、公平”和确保公司利益最大 化的原则。
第二章物资管理部的职责
（一）、物资管理部
2.1.1、 负责项目部物资材料的采购、清关、验收、盘点、结算 及物资材料方面与财务部门的对接工作。
2.1.2、 负责物资管理制度的制订和完善，保持物资管理体系有 效运行。
2.1.3、 负责本地供应商的信息收集及物资材料的及时供应。
2.1.4、负责各作业队的物资需求计划审核
2.1.5、 负责物资材料的收货、发货及统一调配。
2.1.6、 负责物资材料消耗量的跟踪和监控工作。
2.1.7、 负责物资材料的盘点，及时更新掌握库存情况，统计记录 单项工程材料消耗情况。
2.1.8、 完成领导交办的其他工作。
（二）、物资岗位职责
物资部部长职责
2.2.1、 负责建立物资管理规章制度和流程，并监督执行。
2.2.2、 负责现场物资的进场和消耗控制，既满足施工进度需 要，又不超出定额范围。
2.2.3、 负责指导和监督各作业队施工现场的材料使用、存放管 理。
2.2.4、 负责月度、季度、年度资金计划编制及上报。
2.2.5、 负责各材料库点的巡查、指导和监督。
2.2.6、 负责项目废旧物资处理工作。
2.2.7、 负责各作业队之间物资的调配工作。
材料管理员
2.2.8、 按照经审批的计划进行所有零星物资的本地采购及采购 过程中问题的沟通和解决。
2.2.9、 负责所有零星物资采购合同，订单的编制及合同的审 批，建立相应的台账。
2210、 负责供应商合规方面的工作及建立相应的台账。
2211、 负责零星材料的对账结算及相应的台账。
2.2.12、 负责供应商管理及相应台账建立。
2.2.13、 负责作业队零星材料月度成本统计及核算工作。
仓库保管员
2.2.14、 负责零星物资仓库的到场验收、卸货、保管及按单发 放，做好原始记录的保存，
2.2.15、 建立零星仓库收、发、存台账，做好各项目的月度领用 统计。
2.2.16、 负责仓库的周、月、年度盘点并据实编制盘点表。
2.2.17、 负责仓库的日常检查及安全管理。
2.2.18、 负责小型工具的维修和保养工作。
2.2.19、 负责柴油的日消耗统计及油耗核算
2.2.20、 负责钢筋、搅拌站材料的月消耗统计及核算。
2.2.21、负责周转材料、小型工具台账及消耗专项统计管理。
第三章供应商管理
3.1供应商是指与公司各单位发生物资采购活动的法人、其它组
织或个人。供应商管理是指对供应商的资质、供应能力、信誉等进 行全方位、动态管理过程
3.2 物资采购管理部要对准入的供应商进行分类并建立供应商 档案，纳入日常管理。每月至少一次交叉人员考察供应商的产品质 量、价格、服务等。每年根据供应商的资质、产品质量、价格、交 货期、信誉度等，对已准入的供应商进行一次考核评定，确认合格 供方。
3.3供应商准入的基本条件：
3.3.1资质资信证明齐全（企业营业执照、税务登记证、企业 组织代码证、生产许可证等）；
3.3.2有良好的资金、财务状况，能提供增值税专用发票；
3.3.3能自觉遵守法律、法规、局有良好信誉；
3.3.4在同行业中，业绩优良、知名度高、产品竞争力强；
3.3.5愿意长期合作，诚实守信，互惠互利，实现双赢。
3.4 发现有下列行为之一者，立即终止其供应业务并取消其合 格供方资格。
3.4.1提供的相关证件及资料有伪造现象的；
3.4.2所供物资以次充好，造成公司损失的，或一年内出现两 次因质量问题而索赔的；
3.4.3中标后不能按合同要求履约的；
3.4.4报价不实事求是，采取低价策略进入后不履约的;
345向采购人员行贿或为其提供不正当利益的；
346已停止生产、经营或变更生产、经营范围，不再具备准
入条件的。
合格供应商管理流程
C开
:始
1
f
供应商选取
1
F
供应商
调查
索取样品
样品验证记录表
评
NG
OK
预备合格供方
试采购
供应商业绩评定
G
Ok
合格供方
供应商业绩评定
限期整改
正常供货
NG
淘汰
结束
第四章物资采购管理
4.1为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各部门编 制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划， 由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由原部门负责人 承担经济责任。
4.2各部门物资采购计划要按程序进行上报。在每月的 25日前
向物资部门上报下个月的采购计划，由部门编报，负责人签字，， 物资部汇总后，分管领导签署意见，经分管领导签署意见后，统一 上报总经理批准实施。各部门如不按规定时间上报计划，造成物资 缺口及发生的经济损失，由迟报部门承担经济责任。
4.3计划外急需采购的物资，由部门填制《城发市政急需物资 申请表》，负责人签字，物资部汇总后，分管领导签署意见，总经 理批准。
4.4小批量（5万元以内）的由物资采购部采取询价、比质、 比价采购；大批量或固定资产采购必须由公司进行招标，经总经理 审批后，方可采购。
4.5物资米购时必须严格按照米购原则、米购计划进行米购， 保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订 物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中 要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、 结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责 任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，
特殊情况先款后货的需经总经理批准，质量、数量有误的全部由采 购人员承担。
4.6对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同 意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员 负直接责任。
4.7采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质 量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。
4.8对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门负责 人说明异常原因，提出相应意见方案，拟定补救办法和处理对策， 特别重大事项，应汇报总经理。
第五章采购申请及流程
5.1由工程部根据工程施工计划分别编写项目部物资需求总计 划单、年度需求计划单、半年需求计划单和月度需求计划单，经分 管领导和项目经理签字审批后报送物资部，物资部根据申请单进行 上报和米购。
5.2自采物资设备应由项目部填写工程零星材料设备需要计划 单，并注明申请日期、物资设备名称、规格型号（必要时提供技术 图纸）、申请数量、需要时间、使用具体部位、联系人等，经部门 负责人、分管领导、总经理和董事长审批后，将申请单报物资部， 由物资部进行采购。计划签字审批不全的物资部将不予接收，规格 型号不确定的将不予采购，由此造成的供应不及时自行负责。
5.3为强化物资设备采购的计划性，本地采购物资设备计划单 由项目部每周一中午12点前提交物资部；外省采购物资设备计划单 由项目部每月的25日提交物资部，物资部在汇总各单位采购计划后 统一组织采购。
5.4如遇设计变更造成申请物资设备的品种、规格、数量等发 生变化时，项目部应第一时间通知物资部，共同协商解决。
5.5现场急需物资，经总经理同意后，可予以紧急采购，但项
目部须在两天内补齐物资申请计划表。
第六章采购付款
6.1采购人员应将收集到的、审批齐全的《采购申请单》、《采购 合同》、《进仓单》、合法的商业发票等相关资料送交到财务部门 办理付款手续，财务部门按照公司付款审批手续，要求采购人员在 办理好相关的审批后，在接受单证进行审核付款。
6.2财务部门应对采购人员提交的付款资料进行财务审核，主要审 核相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额 是否正确、数量是否一致等，核对发票计算的正确性；应将发票上 所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、订购单、进仓单 等资料核对一致。在审核无误后再办理付款手续，发现虚假或重大 瑕疵的，应查明原因，并及时报有关领导处理。
6.3物资部应当加强对购买、验收、付款业务的系统控制，详细记 录供应商情况、请购申请、采购合同、验收证明、入库凭证、商业 票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对 一致。
附件一：城发市政公司物资采购申请单
城发市政公司工程物资采购申请单
审批单编号：SZ-GC-WZ201600 日期：2016 年 月 日
申请部门
（简要申请信息 及意见）
采购物资信息简要描述，具体规格型号详细信息见附表。
申请人：
申请部门负责人：
物资管理部 意见
财务部意见
分管 副总经理意见
分管财务 副总经理意见
总经理意见
董事长意见
附件二：城发市政工程物资采购申请附表
对应审批单编号：SZ-GC-
WZ201600
城发市政公司工程物资采购申请附表
序 号
材料 名称
规格 型号
材 质
执行标 准号
单 位
数 量
材料 用途
申请送达地
（项目）
到货 时间
备 注
1
2
3
4
5
6
申请人： 日期： 申请部门负责人：
日期：
注：1所需申购的材料与规格型号必须对应，材料名称规格型号应按标准标注方法中 规定申报。
2、 管材与型材申报时以米为单位，并要求在备注栏给出理论重量。
3、 申购中每栏数量只能出现一次，不能出现“本申购单数量仅为一套所需，二套 装置总数量须乘以二”类似语句。
4、 本附表一式二份，申请部门和物资管理部门各自存档。
相关关键词： 物资采购及管理制度
