物资采购管理制度及物资部门工作总结

　 物资采购业务管理制度

　第一章 总则

　第一条 为进一步规范物品采购行为，加强物品管理，节约经费开支，充分发挥物品的使用效能，根据《中华人民共和国政府采购法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部第18号令)等法规政策，特制定本制度。

　第二条 本制度适用于办公设备、日常用品、接待物品、后勤服务物品和单位工作开展相关所需的各类采购。

　第三条 物品采购应按照服务工作的原则，既要及时周到，又要精打细算，避免损失和浪费。

　第四条 办公室全体人员要发扬艰苦奋斗、勤俭节约的优良传统，爱护与珍惜国家财物，配合、支持管理人员做好物品采购管理工作。

　第五条 物品采购、管理人员要认真履行岗位职责，严格遵守规章制度，廉洁自律、全心全意地做好服务工作。

　第二章 采购方式及流程

　第六条 物资采购要严格执行预算计划和审批程序，按照预算计划，并通过审批后购买的原则，未预算计划或未通过审批的不得采购。

　第七条 日常办公中的采购和列入政府采购目录中的采购需分类进行，采购办理流程如下：

　（一）日常办公中低易品采购。一律由办公室安排专人负责采购，其他人员一律不得自行采购或在指定采购点签字采购。

　一次性采购物品金额在1000元以内的，由采购申请人填写“物品采购计划单”，分管副主任提出采购意见和建议，报办公室主任审批后，分管副主任和专门负责采购的人员一同采购。

　一次性采购物品金额在1000元以上的，由采购申请人填写“物品采购计划单”，分管副主任提出采购意见和建议，报主任审批后，分管后勤工作的副主任、采购申请人和专门负责采购的人员一同采购。

　对采购物品有特殊要求的，采购物品时，采购申请人可提出详细采购要求或由申请采购部门的分管副主任派人一同采购。

　（二）列入政府采购目录中的采购。由采购申请部门预先填写“物品采购计划单”，分管部门副主任提出采购意见和建议，由分管办公室的副主任审批通过后，根据采购金额报主任办公会集体审批通过，并由办公室安排专门负责采购的人员前往采购。采购完成后，由办公室物资管理人员和采购申请部门人员对物资验收入库登记，并在采购申请部室办理完物品领取登记后，建立好使用台账。

　第八条 凡未经审批自行采购物品，采购点不能提供办公室签批的“物品采购计划单”，财务室一律不得报销。

　第三章 物品管理

　第九条 办公室所购物品按照收支两条线的原则，实行报领制度，由办公室派专人分别对物品入库和领用进行登记，领用人员需注明领用日期、用途、数量等内容。办公室物资管理人员每季度应对物品购买和领用情况进行汇总，报办公室主任，并在场务会上通报。

　第十条 采购的各种物资只能用于办公室工作和服务，不得私自使用或送、借他人使用。

　第十一条 办公室物品实行统一登记、分类保管、责任到人的管理办法，所有固定资产由财务室建档立帐，逐一清点编号造册。

　第十二条 人员调动或离退休后，应自觉交清个人经管使用的公用物品，不得私自占用或故意损毁。

　第十三条 因个人原因，造成领、借用物品丢失、损坏的，由领用人照价赔偿。因保管人员管理不善，致使物品损毁、被盗、遗失的，由保管人员照价赔偿。

　第四章 附则

　第十四条 本制度自发布之日起施行。

　物资部工作总结

　一、总结目的XXXXX即将结束，项目管理总结工作至关重要，总结目的在于将做的好的在下一个工程上继续发扬，做的不好的要有针对性的提出可行的整改措施，避免交二次学费。下面对物资部工作做以下总结。

　二、部门管理

　（一）部门工作亮点部分

　1、物资专项检查

　集团物资采购中心于10月29日到我XXXXXX项目上检查指导工作，其中我分部代表XXX接受检查，其中我分部物资前期策划、物资计划管理、物资成本分析以及资料归档等工作得到了检查组的好评。检查结束后，XXX领导组织各公司物资人员到我分部来学习内业以及管理经验。

　2、内部交流

　局项目部物设部多次组织三个分部到我分部来学习内业资料整理工作以及XXX建物资采购平台的应用。

　3、集中采购管理工作

　我项目部在2016年全年的集中采购管理工作上表现可圈可点，XXX建物资采购平台电子化采购比例、采购集中度、采购主体、采购方式、降本增效、统一付款率6个定量考核指标上都圆满完成了公司年初下达的指标任务。并在年底公司物资分公司组织的指标评比活动中获得第一名。

　 系统应用情况总体介绍，本工程自2014年10月正式开工以来，大宗物资均由XXX云南XXX指挥部采取线上和线下同时进行招标的方式采购。采取“统谈分签”的采购模式直接降低采购成本，截止2016年底，其中钢材降低额为745.912万元、水泥降低额为1616.206万元、燃润料降低额为161.08万元，总计2523.198万元。

　4、用友项目管理信息系统工作

　我项目部能够出色的完成公司要求的NC项目管理信息系统的录入工作任务，每月及时更新，并与线下报表数据完全吻合。并得到了上级部门的认可和好评。

　5、物资成本分析工作

　分析：1、量差分析 防水板盘盈12175.21平米、止水带盘盈3290.11米、止水条盘亏56.41米、钢筋总体盘盈523.53吨、工字钢盘亏14.78吨、无缝钢管盘盈566.1吨、水泥盘亏1964.49吨（用于临建）、减水剂盘盈211.85吨、粉煤灰盘亏3183.17吨（用于临建）、中空锚杆盘盈106962.5米、地材盘盈2036.99吨、C25喷射混凝土因实际采购量只是前期XXX保搅拌站的量，不包含隧道初喷站的量。2、剩余采购量分析 大部分材料都在预算总用量控制范围内。

　6、障施工生产物资供应

　物资部门在项目施工生产过程中，克服资金困难、雨季施工道路中断、材料质量问题、老百姓堵路等多方面的不利因素。虽然在过程中也有因一些突发情况而导致短暂的停工待料的情况出现。但是从整个工程整体来分析，物资部门还是可以说圆满完成了保障施工生产的物资供应工作。

　（二）经验教训总结部分

　1、施工材料计划管理工作

　本项目工程开始的时候，物资工作重点虽然放在了物资计划管理方面，但是从过程中的效果来看，管理还存在漏洞。最为重要的是物资总计划的编制工作不到位，数据不够完整、不够准确。物资部门过程中没有监督到位。

　项目初始阶段，只要施工图纸确定下来，物资部门乃至项目整体工作重点应放在施工所需物资的总计划上面。做好总计划工作的好处有三点，其一是为物资采购招标工作带来便利，数量更为准确，让有意向的潜在供应商掌握真实情况；其二是让项目部更好的掌握和控制本工程的物资成本，为项目领导决策提供真实数据；其三是能够更好的做好控制材料进场工作，既要保证正常施工用料，又要合理控制库存，避免过多占用资金和场地。必须要把物资总计划的重要性和项目领导讲清楚，让其重视此项工作。

　2、地方材料运输工作

　 本项目在地材采购方面，尤其是在地材运输方面吃亏很多，在一定程度上影响了正常施工，由于对由当地老百姓组成的运输车队缺乏正确的预判与合理的引导。老百姓在利益的驱使下，用尽各种手段来阻扰我项目部正常施工，目的是提高运价，并要求垄断所有地材运输业务。且能够得到当地政府暗中帮助，使我们的工作变得更加被动。

　项目开始的时候，首先要做好地方材料的考察工作，并与实验室配合做好地材的检测工作，确定好料源地之后。组织有合作意向的供应商进行地材竞争性谈判，通过考察供应商资质、信誉、资金实力、服务能力，并且最为重要的一点是该供应商一定要在当地有相当雄厚的社会协调能力。我们只需要与符合条件的至少两家供应商签订采购合同，单价为到场固定单价，合同一定要规定由外界导致的一切运输风险由供应商来承担，且如果出现由外界力量导致的项目停工，造成一切损失由供应商来承担。

　3、材料招标工作

　大部分大宗物资供应都是在可控范围之内，值得一提的是型钢的招标组织工作，由于实行低价中标的评标办法，中标单位在组织供应的时候要求我方降低对质量的要求，后在我方的坚持下，该供应商自动退出，在其中一段时间内影响了工程生产进度。

　再例如钢筋网片的供应也是出现上述情况，厂家在中标以后，提出按照理论重量计量，否则就无法供应，招标文件和合同上都是规定按照过磅计量。对于厂家提出的无理要求，我项目部积极与局指和厂家沟通，后经局指的协调下，启用备选供应商，后备选供应商也没有能够按照我们的要求进行，为不影响正常施工，经局指的同意下，按照厂家的要求计量后才正常供应。

　个人建议像这种在市场上质量等级多的物资在招标的时候就要采用合理低价中标的办法，要做市场调研，数据统计分析一下该包件的标底是多少，然后在评标时候就将一些供应商直接淘汰，然后再进行下一轮评审，重点关注那些集团区域年度供应商。否则的话就可能导致恶性循环。不能一味的追求降低成本，要实现双赢。否则就很有可能以牺牲工程质量来换取节约成本。选定供应商的时候要尽量选择那些有合作基础的集团战略合作供应商，并且谈判时候一定要尽量降低付款比例，这样做的好处是可以大大降低履约供应风险。

　4、甲供材料清单

　 本工程前期与分包签订合同的时候没有能够与分包方签订甲供材料清单，导致后期在施工过程中屡屡发生扯皮现象。为避免出现上述情况，个人建议在与分包方签订合同之前，要组织项目部各领导和各相关部门开会讨论甲供材料清单明细与合同中材料方面的条款。

　5、燃油管理

　本工程项目部负责租赁机械设备以及发电机的情况很多，因此用油管理混乱，出现丢失和浪费的情况。为规避出现上述情况再次出现，特制订以下管理办法。此管理办法是针对用油量不大，施工进度较快的桥梁工程。且项目部负责租赁设备和燃油。

　5.1 协作队伍去油库加油时必须有分部材料员在场，否则油库负责加油人员不得供油。

　5.2 分部材料员记录好各工点每天的加油量，并负责统计油料到工地后，分加给各个用油设备的具体量，工点施工员必须协助材料员做好上述工作。

　5.3 材料员负责在工点用油统计本上记录数据，要求分包队伍负责人、设备司操人员、施工员、分部材料员四方签字。

　5.4 分部材料员每天根据统计的加油量复核油库剩余存量，发现问题及时反馈给物资部和工点施工员。

　另建议下个工程机械设备以及发电机交由分包队伍自行租赁，并承担燃油费用。这样做可以极大的降低丢失和浪费的风险。如果项目部负责租赁的话，那么就需要专门配备材料员，显然是不现实的。

　6、零星材料采购

　本项目前期因与业主合同迟迟不能签订，计量款不能按期拨付，导致项目前期资金异常艰难，可以说没有任何的资金支持，那么为了项目的正常运转，就要靠队伍来垫资，大宗物资都能够按照合同价格执行，但是零星材料种类繁多，无法将每种材料价格的市场价格掌握。再加上需要供货商垫资，所以导致材料价格较高。

　下个工程一定要重视零星材料采购工作，选择两家或者三家有实力的供货商，每次工点提交材料计划的时候就可以同时将该计划发给几家供应商，让其报价，在保证材料质量的前提下，选择价格低的供应商来供应。每个供应商对于每种材料可能有不同的进货渠道，然后导致价格的不同，久而久之，可以给每个供应商划分供应范围。这样做就可以尽最大可能的降低成本。

　7、周转材料管理

　本项目在周转材料管理方面做的不好，较为混乱。究其原因是管理思路上的不成熟、不完善，对制度执行不到位。

　下个工程可以这样操作，钢模板在到场之后，首先做好验收工作，设置周转材料管理动态台账，交由初次领用的队伍使用时要签字确认，确认该批次钢模板的规格、尺寸、数量等信息。台账上要明确领用时间，归还时间、归还数量、损坏情况等。归还的时候队伍负责人必须通知项目部材料进行验收，否则视为丢失，按照原价扣队伍款。归还时如发现有损坏的情况，必须对损坏的模板进行双方认定，能够修复的，队伍自行修复好（前提是不能影响后续使用），如不能修复，则模板交由队伍自行处理，项目部按照原价扣队伍款。并要求队伍在归还的时候码放整齐、打磨干净。禁止队伍之间自行处理模板，如发生此类情况，项目部只针对初次领用的队伍，未归还就要按照原价扣款。

　三、管理制度制定

　针对本工程，重新制定部门管理制度，根据实际情况简化管理制度，保证管理制度的可操作性和全面性。

　四、创新管理

　首先在项目开始的时候将整体的物资采购总计划按照工程的分部分项分别录入系统，后面发生的变更量也可以随时补充进去。施工员每月按照施工总进度计算下月工程量，例如隧道工程，事先可以将各种围岩级别的施工主材用量分别录入系统，那么施工员在编制下月主材需求计划将是一件很简单的事情，只需要选择围岩级别和计划施工延米数即可自动生成下月主材申请计划表。还可以按照公司物资管理规定设置审批流程。其次物资进场、消耗以及盘点工作也将纳入进来，全面系统及时的归集成本。最后还能很容易的完成材料成本分析工作。同时还可以完成废旧物资处理、材料预警、材料借调等工作。

　（二）关于集中采购电子化采购的一点思考

　采购方案数量大小决定采购方式的选择。采购方案数量大，采购方可以进行多种采购方式的选择；采购方案数量小，采购方的采购方式选择余地则减少，即使采购方选择公开招标，也会因采购数量小，缺乏吸引力造成响应供应商少而降低采购竞争力。

　项目部要做到尽可能在平台上进行公开招标，公开招标不是简单的采购方式，是整合了我们XXX的品牌、信誉与实力等软硬件来吸引有实力的供应商参与，互利共赢，达到真正的采购到质优价廉的工程物资，达到降本增效的目的。

　对集中招标采购平台电子化公开招标建议以及采购方需注意事项。建议1：就目前情况来看大多数招标采购采用的评标办法是最低价中标。采购方有时过于追求达到降低成本的这个目的，常常会出现质量问题以及断供问题。所以建议在以后的招标过程中适当增加部分综合评标法，让一些真正有实力，更有合作意愿的区域年度供应商入选，这样能够实现共赢的目的，进而让电子化公开招标走向一个良性的循环当中。建议2：招标采购在确定招标文件付款条件条款时，设置付款比例尽量低一些，这样后期采购方资金压力就可以减低，降低断供的风险。

　采购方需注意的事项，（1）提高采购计划的及时性和严谨性：给公开招标提供符合招标法规定和供应商响应的合理时间。采购数量和需求时间大致准确，为供应商备货送货和合同顺利执行提供先行条件。（2）加强采购方合同履行：包括验收、对账和付款的及时性，不仅影响合作关系，甚至对公司信誉和后续采购竞争力都有影响。（3）增设支付时间与付款方式补偿性条款：为缓解资金压力，采取延期付款或支付银承等，又无响应补偿条款，这样既不适应采购形式的发展，不能做到与XXX年度区域供应商的有效对接，也会让采购成本越来越高，供应商范围越来越小。采购方要尽量严格履行签订的采购合同中的付款条件，只有这样才能够降低供应商的资金占用成本。只有供应商能够获得合理的利润，才能将供需关系维护好，真正实现共赢。

　五、存在的困难与建议

　（一）物资采购合同审批流程过于复杂

　合同审批流程过多，影响付款进度，个别情况会进一步影响正常的施工进度，尤其是需要支付的一些加工品（钢模板）预付款。项目部目前的合同审批流程是四级审批，即项目部内部审批-公司各部门各领导-局指挥部各部门各领导-局总部各部门各领导。

　参与合同审批的各单位总人数达30人左右，整个流程走完需要至少45天。

　（二）办公系统软件工作重复性

　 目前项目部物资部正在使用的办公操作软件有三个，即NC用友系统、浪潮财务系统、XXX建物资采购系统。其中NC用友系统和浪潮系统存在较大的工作重复性，极大的浪费了人力资源，且系统上面要求的要操作一遍，而线下还要操作一遍，并且作为基层的管理者，没有感受到系统带来的工作便利性和实用性，往往是事倍功半。

　对单位工程的一些建议与想法

　（一）隧道工程

　1、便道规划和投入

　项目初期，施工便道设计和规划必须在内部讨论后确定，而且要做到一次性投入到位，这样更能有效的降低成本。

　重视成本分析工作

　在下一个项目上要更多的重视，通过应用“XXX四管家”系统真正的做好此项工作，每月分析，及时找出问题并制定相关措施，解决问题。

　3、设置砂石料料仓待检仓

　4、提前进场二衬台车

　隧道施工图纸一旦确定下来，要立即组织技术员和选定好的优质台车供应商沟通，尽早加工，并运送至我方工点备用，避免因各种外界因素导致无台车可用。

　5、加强超前地质预报，勘测洞内围岩情况，洞内出渣质量是、满足隧道初喷混凝土质量要求，如满足的情况，鼓励队伍自行购置加工设备，用于初喷混凝土，可大大降低成本。

　6、电箱、LED灯等材料在询价的时候让队伍参与进来，将所有的报价单公示，在保证质量的前提下，尽量压低价格，让队伍认可，进场后队伍直接领用，在当期结算中扣除这部分费用，避免后期扯皮。

　7、材料验收工作要更加细化，施工员、项目部材料员以及队伍材料共同签字，并且留有影像资料。

　8、工点所有进出口要设置摄像头监控设备，保障施工生产物资设备安全。

　9、加强与工点施工员的沟通，严格控制每批次材料进厂量，严格匹配试验检测规定的每批次的数量。如超出一个批次的量，则在后一次的进场时，再予以报验，降低试验检测费用。

　10、项目部要加强对隧道队伍初喷搅拌站的管理和控制，实时掌握生产数据，避免后期扯皮现象发生，为与队伍谈判提供数据支持。

　（二）路基边坡防护工程

　1、对于路基挖方和填方队伍，需要求具备一定存储能力的油罐，油罐要配备不能小于25立方的，油罐的数量根据任务量的大小而定。否则遇到突发情况，便很容易造成停工。

　2、对于路基边坡防护队伍过多，管理混乱，建议由项目部负责统一设置钢筋加工厂。也可同时设置仓库，袋装水泥也可以集中建库堆放，统一管理材料。

　3、路基挖方工程要时刻关注石头的质量，如满足要求，且可探明的方量又可观的话，可设立碎石加工厂，就地取材，降低工程成本。

　（三）梁场

　1、 T梁施工图纸一旦确定，立即组织与钢模板厂家技术员沟通确定优化T梁模板图纸，确定之后立即安排厂家组织加工，避免因模板未进场而导致的损失。

　2、强调施工材料提前计划的重要性，梁场材料具有一定的特殊性，比如锚具、压浆剂、钢绞线等材料，别的工地不使用，如果计划的不足一车的情况，只能与其他分部拼车。还有一些材料因招标的时候存在不合理的因素，低价中标，存在履约风险，须提前备料，避免因供应不上而造成停工。

　（四）架梁

　1 、发电机用油管理，建议下个项目让分包自行租赁发电机，便于管理，可以规避丢失及浪费的风险，否则如果项目部负责租赁的话，就要每一个发电机配备一名材料员，显然是不现实的。

　2 、钢筋网片这种材料因市场风气不好，低价中标，恶性循环，存在履约风险，须提前备料。

　3、电缆的领用遵循一个原则，谁领用，谁负责归还，如归还的电缆不能够再次使用，则须扣队伍的款，而不能够归还的，也将按照原价扣队伍款。

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