物流有限公司采购付款管理制度模版
时间：2020-08-11 08:25:18 来源：天一资源网 本文已影响 人 
物流有限公司采购付款管理制度
总则
为加强xx现代物流有限公司（以下简称“公司”）采购付款的内部控制，规范公司各类采购货物合同、付款及采购发票的管理，防范差错和资金风险，结合公司实际情况，特制定本制度。
采购付款指公司采购所经营的商品发生的付款行为。公司各类采购业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）预付款业务（2）货到付款业务（3）欠款业务。
合同规定
合同管理规定
公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在2000元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需订合同），具体规定如下：
合同的签订及审批
采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购部门采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。
工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。
合同内容填写要求
合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务、接受劳务业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，并注明出具时限收货后一个月内寄收）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。
合同的报送及执行
合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部门留存，同时实施采购。
合同执行：所有供应合同业务均应由相关业务部门实施。财务部门将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。
采购部门对付款业务的真实性、合法性负责，财务部门不受理涂改及审批不完整的合同。
付款管理
付款管理规定
付款计划以年度合同或协议约定为依据，每月采购部门按规定格式分两次编制次月付款计划，分类汇总递交至财务部门。付款计划分为账期款、预付款和其他三种类型。付款计划需采购副总、财务总监、总经理审批并签字确认。
付款管理规定采购（往来）付款业务流程图：采购内勤编制OA供应商付款单→采购经理审批→采购副总审批→财务部门采购会计核实→财务总监审批→总经理签批→财务出纳员付款
各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如属特殊情况，不能及时签批的，经财务负责人核实情况签批先付款，后履行补签手续。出纳员在接到签批完整的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
预付款业务：所有的预付款业务均需按照合同约定预付。由采购员填写《付款申请单》，并附《采购合同》，提出预付款申请。
预付款业务流程图：采购内勤编制OA供应商付款单→采购经理审批→采购副总审批→财务部采购会计核实→财务总监审批→总经理签批→财务出纳员付款
预付款业务付款手续：采购内勤将已审批完的OA流程付款单交至财务，财务入账，出纳办理付款业务。采购员在预付款项支付后，应跟踪所采购药品的到货及到票情况。
对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。预付款超过合同期限, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。
货到付款业务：必须先取得全额发票再付款。
货到付款流程图：采购内勤编制OA供应商付款单→采购经理审批→采购副总审批→财务部采购会计核实→财务总监审批→总经理签批→财务出纳员付款
付款时间
以销定付客户付款日期等于药品出库日期加上合同或协议中所签账期之和，如遇以医院回款为付款依据的客户，具体以所签合同或协议为依据。
厂家客户付款日期为发票日期起算付款时间，以合同或协议所签账期为依据。
预付款依据所签合同及实际业务。
付款方式及收据的取得要求
付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：
对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部门以现金打卡方式加急支付的，财务部门有权拒绝。对于特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。
银行电汇付款：财务部门凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。
退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付
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