北京石油化工学院机要文件管理规定201013
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北京石油化工学院
机要文件管理规定
（京石化院〔2004〕党字11号）
第一章 总 则
第一条 为做好学校机要文件的管理工作，使之规范化、制度化，确保文件管理的严格、保密，传递的安全、时效、准确，防止机要文件丢失和泄密现象发生，根据中央和北京市委对机要文件管理工作的规定，结合我校的实际情况，制定本规定。
第二条 保守党和国家秘密,是关系到党和国家安全、人民利益的大事，是每个共产党员、国家干部和工作人员的职责，是每个公民应尽的义务。
第三条 机要文件是指中共中央、中共北京市委、市委教育工委等所制发的，并通过机要交换渠道投递、传送（包括有关会议所发）的正式文件及涉密的党内刊物。
第四条 学校机要文件管理工作的基本任务是：规范机要文件的管理和使用，确保收发、传递、传阅、借阅、留存、清退、销毁等环节的保密、安全、时效、准确，充分发挥机要文件的作用。
第二章 机构设置
第五条 学校机要文件管理部门是学校办公室，并设机要档案室，由专人担任机要秘书，负责学校机要文件的管理工作。
第六条 各党总支、直属党支部及有关单位根据工作需要设兼职机要文件管理人员，负责本部门的机要文件管理工作。
第三章 机要文件管理人员
第七条 机要文件管理人员应是中国共产党正式党员；具有较高的思想政治素质和较强的事业心和责任感；具有高度的政治警惕性、敏锐性和敏感性；工作细致、认真、负责；能严格遵守保密纪律和国家的保密法律、法规。
第八条 机要文件管理人员的主要职责：管理好本单位从上级党委部门领取的机要文件及党内涉密刊物，认真做好登记、传阅、借阅、清退工作，确保机要文件的安全。
第九条 机要文件管理人员必须严格遵守党和国家的保密纪律，认真执行各项保密规章制度，做到：
（一）不在闲谈、电话和私人通信中涉及党和国家的秘密事项；
（二）不向自己的家属亲友泄露党和国家秘密；
（三）不将机要文件私自带出办公室或给无关人员阅读；
（四）不私自销毁秘密文件；
（五）不擅自翻印、复制、摘记和抄录秘密文件内容，不擅自在公开发表的文章中引用秘密文件材料；
（六）保持高度警惕，及时向有关领导和部门反映保密和安全工作情况，发现问题及时纠正。
第十条 机要文件管理人员要相对固定，调动工作或长期离职时，必须将其保管的机要文件正式移交并办理移交手续。机要管理人员因公外出或请长假时，应请示主管领导指定适当人员代理工作，不得擅自找人代理。
第四章 文件管理
第十一条 收文 发文
（一）机要文件必须由学校办公室机要人员签收，他人不得拆阅。收文时要按照机要号码、密级、件数逐件核对、签收，并按照文号、题目、份数及文件序号逐项登记。
（二）发文时，机要人员按照文号、文件序号、件数逐项登记后发文。由学校办公室主任按照上级来文的发放范围签发阅读文件的人员范围。
（三） 下发到各党总支、直属支部及有关单位的机要文件，管理人员要按照文号、文件序号、件数逐项核对、签收，并逐项登记后组织传阅。
第十二条 阅读范围
（一）省军级机要文件的阅读范围：
1、学校党委正副书记和党员行政正职；
2、离退休的局级党政正职；
3、经党委书记批准，可向行政副校级领导传达。
（二）地市级文件的阅读范围：除省军级机要文件的阅读范围外，学校党委委员。
（三）县团级文件阅读范围：除省军级、地市级文件的阅读范围外，学校党委委员、各党总支（直属支部）正副书记和机关等单位党员正副职领导。根据需要可向相关的党员干部传达。
（三）离退休党员干部按原级别阅读机要文件。文件不发个人，可传阅、机要室阅读或组织传达。
（四）党外人士阅读中央、市委文件，除少数纯党内问题的文件外，原则上可与担任同级别职务的中共党员的阅读范围相同。
（五）机要文件应严格按上级来文规定的范围阅读，任何人不得随意扩大阅读范围，也不允许向规定以外的人员泄露文件内容。经领导批示扩大阅读范围的，按领导批示办理。
第十三条 传递
（一）传阅机要文件由机要文件管理人员负责，严格履行签字手续。传阅文件要直传，严禁横传，并应于当天阅读，当天及时退机要文件管理人员，一般不得在个人手中过夜，不得从文件夹中抽取文件，必须抽取时，应办理借阅手续。
（二） 阅读文件时，不得随意复印文件，不得随意摘记和抄录机要文件内容。若因工作需要摘记和抄录时，须经领导批准，并摘记在专用保密笔记本上，并要注意保存，不得丢失。
（三）传递秘密文件，应用文件包，注意不得遗失；不允许携带秘密文件到公共场所或探亲访友。
（四）省军级、地师级文件和其他绝密文件、资料的阅读工作，由机要档案室组织。县团级的文件、资料的阅读和传达工作，由党总支、直属支部及有关单位组织。
第十四条 管理和借阅
（一）机要文件由学校机要档案室负责按规定保存管理，其保管必须设置专用柜；发至党总支、直属支部的文件、内部资料、内参选编由党总支、直属支部负责保存管理，要求存放在有保密设施文件柜内，个人和单位不得长时间留存文件，用毕及时归还。
（二）借阅省军级、地师级及其他绝密文件、资料，原则上在机要室阅读，不得随意拿出，严禁将此类文件、资料带出机要档案室，特殊情况须经党委负责领导批准，用毕立即归还。
（三）借阅机要文件由机要文件管理人员负责，严格履行借阅手续，要逐件逐项进行登记、签收。借阅用毕及时归还，机要文件管理人员应该核清文别、编号、件数等，在借阅登记本上予以注销。
（四）借阅机要文件要按照规定的阅读范围借阅。因工作需要借阅规定范围以外的文件时，须经主管领导批准。
（五）未经原发文单位批准，不得翻印或复印机要文件。因工作需要确需复印时，须经发文部门负责同志批准。复印、发放的手续、数量要符合有关规定，并要和原文件一样进行严格管理。用后交回，不得自行处理。
（六）凡参加上级召开的各种会议带回的机要文件，一律交机要档案室保存。若因工作需要需阅读，可办理借阅手续，用毕及时归还。
第十五条 清退 留存 销毁
（一）机要文件要定期核查、清退，留存和销毁。一般一个月清查一次，一学期留存、清退（销毁）一次。清查中，发现遗失情况，应及时向主管领导和有关单位报告，并设法追查和补救。
（二）下发至各党总支、直属支部及有关单位的机要文件、党内涉密刊物等，用毕一律按期、及时全部清退到学校办公室机要档案室，并办理注销手续。
（三）学校办公室机要档案室要按照上级下发的“机要文件清退表”整理文件，登记造册，一式二份，由主管领导核签后，一份送市委机要交通处发行科，一份由市委机要交通处核查签章后留存。
（四）文件的留存按市委有关规定办理。除省军级和地师级文件不准留存外，其他可根据学校教学和科研管理的需要留存一份。
（五）对表明“阅后退回”的机要文件，必须按要求在规定的期限内退回发文单位。
（六）需销毁的文件、内部资料、内部刊物等，由学校机要室统一登记造册，由主管领导核签后，用专车送指定造纸厂监督销毁。每学年末，各单位将需销毁的机要文件交学校机要室统一处理，不得随意私自处理印有秘密、内部资料等标志的文件、资料，更不允许作为废品随意处置。
第十六条 处罚
（一）机要文件丢失，责任人要写情况报告和书面检查，单位要有处理意见，并经主管领导核签后，一式两份，分报市委办公厅和市保密局作出处理。
（二）对严重违反规定，给党和国家造成重大损失及恶劣影响的失、泄密者，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》，由司法部门追究其刑事责任。
第五章 附 则
第十七条 本规定自发文之日起执行。
第十八条 凡与本规定相驳的，以本规定为准。
第十九条 本规定由学校办公室解释。
二○○四年三月五日
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