采购付款管理制度
时间:2020-08-11 08:25:21 来源:天一资源网 本文已影响 人
采购付款管理制度
目的:
规范公司的采购与付款业务,提高付款工作的及时性和准确性,加强内部管理,防范经营风险,堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种失职、欺诈、舞弊行为,保护财产的安全完整。
范围:
本制度适用于采购原材料、机物料、车间内使用的易耗品(暂不包括机器设备)的付款行为规范及管理。
定义:
序号
名称
定义
001
预付款支付
合同约定先支付款项后发货的款项,包括定金和全款支付后发货。
002
账期内付款
合同约定在收到后一定时期内付款,包括货到后付款和月结付款。
003
月结期
月结指上月26日至次月25日
原则:
4.1单证齐全原则:《付款申请单》在内及相关支撑附件单据必须齐全,包括但不限于《入库单》、《发票》、《采购合同》等。
4.2先计划后支付原则:除紧急采购以外,付款必须在月初先计划报批,后办理付款手续。
关键角色及应负责任
序号
角色
应负责任
001
经办人
遵守公司规定,保证业务行为的真实性、金额的准确性,按规定据实填写付款申请单据,对填写内容负全责,及时跟踪签批情况。
002
采购主管
需从业务需求角度把握付款的必要性,并对付款行为的真实性、准确性负管理责任,及时完成单据签批。
内容描述
6.1付款计划
6.1.1每月1日前采购室合同台账与财务部应付款表核对完毕。
6.1.2每月3日前采购室根据核对后的前期应付款及本月采购计划,制定采购付款计划,每月5日前采购付款计划需审批完毕。
6.1.3财务部根据审批后的付款计划安排资金,准备付款。
6.1.4账期付款日为每月15日,其它时间原则上不予安排付款。
6.2付款申请
6.2.1采购室根据付款计划,填写《采购付款申请单》,申请单内容填写完整,字迹清晰。
6.2.2按合同付款条款,分预付款支付和账期内支付。
6.2.2.1预付款支付:预付款支付需在《采购付款申请单》注明预付款,申请单附件必须有采购合同原件。
6.2.2.2账期内支付:账期计算按财务部收到发票和入库单最晚时间开始计算。按账期支付需在《采购付款申请单》注明账期付款,申请单附件必须有《入库单》采购付款联的原件。
6.3处罚:
6.3.1如发现付款申请单填写错误(主要包括金额填错,重复填单等),将给予经办人处罚(警告、罚款)。
6.3.2如款项错误支付,给公司造成损失,公司将根据情况给予责任人罚款。
6.3.3如公司发现恶意支付行为,公司将依法追究相关人员法律责任。
6.4解释权限:
本规定由财务部负责解释并监督。
6.5生效日期:
本规定自签发之日起生效, 原有相关规定废止。
附件
7.1审批流程图
采购付款管理流程
经办人
填报采购付款申请单与采购合同台账核对制定采购付款计划
填报采购付款申请单
与采购合同台账核对
制定采购付款计划
采购主管
审核复核数据准确性及计划合理性
审核
复核数据准确性及计划合理性
总经理
业务审批审批计划可行性
业务审批
审批计划可行性
非计划内
财务部主管
审核数据准确性核对《应付款一览表》发给采购部
审核数据准确性
核对
《应付款一览表》发给采购部
总经理
审批决策批准
审批决策
批准
出纳
审核票据金额,按批准意见支付准备资金
审核票据金额,按批准意见支付
准备资金
相关关键词: 采购及付款管理制度