采购付款及管理制度(工业实用)
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采购、付款及发票管理制度(工业实用)
药业有限公司财务制度之采购货物、接受劳务业务付款及发票取得管理制度
采购货物（工程劳务）合同、付款及
发票管理制度
**财字2009第[005]号
目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。
适用范围：**公司
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分管副总批准后实施采购
2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。
（二）、合同 2009-01-01
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董事长批准后报至财务部备案）。
（3）、财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批的合同。
第二条、付款管理规定
采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→1、财务部往来会计核实
→2、申请人分管领导签字→3、财务负责人签字→4、董事长（总经理）签批→5、财务出纳员付款
所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业
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务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。
预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计
核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财
务出纳员付款
（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。
（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此 2009-01-01
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并按规定出具用款申请，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。
（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。
第三条、付款方式及收据的取得要求：
付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：
1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：
（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件 2009-01-01
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经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件 2009-01-01
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示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。
退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或
其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：
（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；
（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。
（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。
（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间 2009-01-01
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来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，
（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，财务部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。
（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明 2009-01-01
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原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证 2009-01-01
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第四条、财务部集中办理付款业务时间及付款时限规定：
财务部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当日付款的“用款申请”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请”。由于工厂地理位臵的特殊性，车辆紧张，财务部每日上午派专人到银行办理付款业务，下午不办。具体的付款时限及责任划分如下：
（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请”在当日规定时限 2009-01-01
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刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。
（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。
（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。
（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。
（8）、所有传递到财务部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。
第五条、各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定：
（一）、采购（或劳务）发票标准要求及处理：
1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天 2009-01-01
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否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。
3、对于特殊情况下发票与实际业务 2009-01-01
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（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不
能代替供货单位的发货单。
（二）、发票的取得时限管理规定：
1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日 2009-01-01
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事采购业务经办人工资，直至取得发票止。
5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日 2009-01-01
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由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日 2009-01-01
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务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。
（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。
（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务 2009-01-01
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购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
（11）、对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按董事长
批复处理。
第八条、本制度经董事长签字批准之日起执行
第九条、本制度由财务部负责解释及修订
2008年1月第一版，2009年1月第二次修订
（ 附件：附件 1、“用款申请单”使用方法，附件2、 收款信息确认函。）
********药业有限公司
财务部
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附件1、“用款申请单”使用方法：
1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。
2、本单的开具：
（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，
（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由财务部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。
（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格 2009-01-01
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收款信息确认函
*********药业有限公司：
请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：
户 名：
开户行：
帐 号：
贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件 公司（公章） 年 月 日
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相关关键词： 采购及付款管理制度
