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    请示领导的报告 向领导口头汇报技巧

    时间:2020-07-25 00:29:37 来源:天一资源网 本文已影响 天一资源网手机站

      4.20 向领导口头汇报的技巧

     汇报,是下级向上级用口头或文字的形式报告情况,提出建议的 行为,它是秘书人员一项经常性的工作。秘书向领导进行口头汇 报要把握以下技巧。

     一、作好准备。“凡事预则立,不预则废”。无论是单项专题汇 报,综合情况汇报,还是首长指示落实情况汇报,完成任务汇报, 都必须认真做好准备。首先,要做好思想准备。向领导汇报,既 要消除紧张心理,又要克服无所谓的态度,调整情绪,树立信心, 认真对待。其次,要做好资料准备。“巧妇难为无米之炊”,充 分占有资料是汇报成功的基础。如果情况不熟悉,或某方面的情 况还不明了,就不能凭主观臆断、道听途说去汇报,搞所谓“领 导要,我就报,准不准,不知道”那一套。只有通过调查了解, 准确掌握情况,才能列入汇报。第三,要搞好“战术想定”。要 在明确领导意图的基础上,确定汇报主题,把握汇报重点,组织 汇报材料,合理安排内容的顺序与层次;对汇报中可能出现的情 况,领导可能提出的问题,要做到心中有数,预有准备,不能仓 促上阵。

     二、选择时机。这里所说的时机,是指要适时汇报,以获取较好 的时效价值。除了紧急事件需及时汇报和领导规定或安排时间的 汇报外,秘书应注意选择以下时机进行汇报:当本人分管或领导 交办的工作告一段落时;工作中遇到较大困难,想求得领导帮助 支持时;领导决策需要某方面的信息时;领导主动询问有关情况 时;领导有空余时间时,等等。汇报不仅要注意时机,还要区别 场合,可以通过会议形式正式汇报的,尽量不要不分场合地临时 汇报;当领导公务繁忙或工作中出现困难,心情烦燥时,秘书一 般不宜冒然开口汇报。应选择领导人乐意听取汇报的时机进行汇 报,以取得预期的效果。

     三、因人而宜。由于每个领导的职责、能力、文化程度、性格和 工作习惯有差别,因此,秘书在汇报时应采取不同的方法,以适 应不同领导者的特点和风格。例如,对于严谨细致的领导者,汇 报时要解释得详细一点,最好列举必

     要的事例和数据;对于干练果断领导者,汇报时要注意言简意赅, 提纲挈领;对于务实沉稳的领导者,汇报时注意语言朴实,少加 修饰;对于活泼开朗的领导者,汇报时语言可以轻松幽默一些。

     总之,要针对领导的个性特点,有针对性地搞好汇报。

     四、新颖致胜。领导听取汇报的目的,是获取高质量,有参考价 值的信息,而不是那种面面俱到、人云亦云,毫无新意,“车轱 辘式”的汇报,这就要求秘书汇报的内容必须具有创新性。角度 新颖,观点独特,有一定的高度和深度的汇报,常给人以耳目一 新的感觉,也是领导最需要和喜欢听的。秘书要善于在纷繁复杂 的事物中,抓住最重要的东西,把零星的认识整理成系统认识,

     把感性认识上升到理性认识,创造性地提出自己的观点、意见和 建议,给领导者以深刻的启发。秘书一定要明确领导最需要了解 的内容,“送货上门”,切忌“货不对路”。

     五、字斟句酌。向领导作汇报,一定要抓住重点,简短明快,而 不能够东拉西扯,辞不达意,这样的汇报既浪费领导宝贵的时间, 又令人生厌。因此,秘书向领导作汇报,一定要有提纲或打好腹 稿,使用精辟的语言归纳整理所要汇报的内容,做到思路清晰, 观点精炼,语言流畅,逻辑性强,谴词用语朴实、准确。关键语 句要认真推敲;评价工作要把握好分寸,切忌说过头话,或模棱 两可;列举数字一定要准确无误,尽量避免“大概”、“估计”、 “可能”之类的词语。如果语言啰嗦,拖泥带水,再好的内容也 汇报不出应有的效果。

     六、灵活应变。口头汇报一个最大的优点就是汇报者可以与领导 直接进行双向沟通,听者可以随时发问,这颇有点像研究生的论 文答辩。一个素质高的秘书人员,在汇报时必须具有较好的临场 发挥能力。汇报中,遇到领导提问,发出疑问时,要保持快速的 反应,敏捷的思维,沉稳应付,对答如流;汇报中,要留心领导 的表情变化,根据领导者的临场反应,判断领导对汇报内容的需 求,以便及时调整汇报内容。同时,要准确把握领导心理,控制 好汇报的时间和节奏,千万不要拖延时间 七、勿忘“请示”。秘书汇报结束,要及时请示领导对汇报的意

     见和指示,还有哪些问题没有汇报到或没有说清楚,领导还需要

     知道哪些情况。对领导的指示,秘书要做好记录,认真对待。能 立即落实的,可当即表明态度;对一时难以落实的,应如实反映, 并作出计划,表示决心,使汇报工作有一个圆满的结尾

     需要注意的是,秘书人员不能把讲究汇报技巧理解为在领导面前

     “耍嘴皮子”、“投机取巧”,更不能把汇报看作是表白和炫耀

     自己的机会。那种借汇报有意识抬高自己,贬低别人,报喜藏忧

     的作法,可能会得宠一时,但终究会留下隐患,不仅会影响到领 导正确决策,同时也会直接影响到秘书本人在领导者心中的形象, 一害事业,二害本人。

     祝语 : 不够强大,意味着很容易受到外界的影响,通常表现为:要么特别在意别人的看法, 要么活在他人的眼目口舌之中。从而失去独立的判断能力,变得摇摆不定和坐立不安。

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