规章制度发文格式 规章制度编写格式规范

　 规章制度发文格式

　【篇一：规章制度行文格式】

　公文行文管理制度

　目录

　第一章 总则 ............................................................................. ......... 2

　第二章 公文种类 ............................................................................. .. 2

　第三章 公文格式 ............................................................................. .. 3

　第四章 各类公文编制格式要

　求 .......................................................... 4

　第四章 行文规则 ............................................................................. 11

　第五章 发文办理 ............................................................................. 12

　第七章 公文归档 ............................................................................. 15

　第八章 公文管理 ............................................................................. 15

　第九章 附则 ....................................................................................

　16 附件

　文件会签表 ............................................................................. ........... 17

　发文审批表 ............................................................................. ........... 18

　文件签收表 ............................................................................. ........... 19

　收文处理表 ............................................................................. ........... 20 文件销毁申请

　表 .............................................................................

　.... 21

　第一章 总则

　第一条 为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家

　行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》，同时结合

　公司实际情况，制

　定本制度。

　第二条 公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文

　书，是规范管理和进行开展工作的重要工具

　第三条 本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文

　件中各要素排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理

　（立卷）、归档等一

　系列相互关联、衔接有序的工作。

　第四条 行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准

　确、安全。严格执行各项规定，确保公司秘密安全。

　第五条

　范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。

　第七条 本制度适用于公司制发的公文（以下简称 “公司文件 ”）及各

　部门制发的公文（以下简称 “部门文件 ”）。

　第二章 公文种类

　第八条 本公司公文内容性质可分为以下 10 种类型：

　一、 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单

　位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。

　二、 通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属

　部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行

　的事项。

　三、 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　四、 议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议

　事项。

　五、 报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门

　的询问。

　六、 请示：适用于向上级部门请求指示、批准。

　七、 批复：适用于答复下级部门的请示事项。

　八、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　九、 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请

　求批准和答复审批事项。

　十、 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　第九条 根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。

　一、 上行文：上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指

　导关系的上级部门行文。如报告、请示等。

　二、 下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、

　通知、通报、批复、意见等。

　三、 平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函

　等。通知、会议纪要有时也可作为平行文。

　第三章 公文格式

　第十条 公文用纸主要技术指标

　一、 公文用纸一般使用的纸张定量为 70g/m2 的胶版印刷纸或复印

　纸。

　二、 80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。

　第十一条 公文用纸幅面及排版装订要求

　二、 未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。

　三、 排版规格与要求

　（一） 未作特殊说明文件，正文用 4 号或小 4 号字，中文用宋体，

　西文用 times newroman 。

　（二） 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。

　四、 装订要求

　文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平

　整，无

　坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。

　第十二条 公文中所含要素

　本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于

　文件首

　页红色反线（宽度 156mm ）以上的各要素统称训眉首；置于红色反

　线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主

　题词以下的各要素统称版记。

　第十三条 公文中的表格 文件如需附表，对横排 a4 纸型表格，单页

　码表头在订口一边，双页码

　表头在切口一边。

　文件如需附 a3 纸型表格，且当最后一页为 a3 纸型表格时，封三、

　封

　四应为空白，将 a3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。

　第四章 各类公文编制格式要求

　第十四条 公司上行文（如附件 6）

　 一、 首页上边距为 8cm 。后续页，纵页页面设置页边距上 28mm ，下 25mm ，左 28mm ，右 28mm ，页眉 15mm ，页脚 17.5mm；横 页页面设置同纵页页面设置。

　二、 眉首

　1. 秘密等级和保密期限

　如需标识秘密等级，用小 4 号黑体字（西文用 arial ），顶格标识在

　版心

　右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期

　限，用小 4 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级及

　保密期限之间用 “★ ”隔开。

　2. 紧急程度

　如需标识紧急程度，用小 4 号黑体字（西文用 arial ），顶格标识在

　版心

　 右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在

　版心右上角第 2 行。

　3. 公司标识

　由公司全称后加 “文件 ”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。

　使用红色小初号华文中宋体字。

　4. 发文字号

　发文字号由公司代字 -“公司名称 ”、年份和序号组成。公司标识下空 1

　行，用小 4 号宋体字（西文用 times new roman ），居中排布；年

　份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 “〔〕 ”括

　入；序号不编虚位（即 1 不编为 001 ），不加 “第 ”字。

　发文字号之下 4mm 处印一条长度 156mm 的红色反线。

　5. 签发人

　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字

　号居

　 左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；“签发人 ”用小 4 号宋体字（西文用 times

　new roman ）后标全角冒号，冒号后用小 4 号楷体字（西文用 arial ）标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从

　第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下

　移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在

　红反线之上。

　三、 主体

　（一） 公文标题：在红色反线下空 2 行。用小 1 号或 2 号黑体字

　（西文用 arial ），可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完

　整，排列对称，间距恰当。

　（二） 主送部门：标题下空 1 行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。

　如主送部门名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送部门

　名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

　（三） 文件正文

　主送部门名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份

　不能

　回行。正文中结构层次序数如下：

　1. 第一层为 “一、 ”，左顶格，汉字 “一 ”后加全角顿号，回行正文对

　齐。

　2. 第二层为 “（一） ”，左空 1 字，汉字 “一”前后加全角圆括号，括

　号后不加标点，回行正文对齐。

　3. 第三层为 “1.，”左空 2 字，阿拉伯数字 “1”后加半角 “.，”回行正

　文对齐。

　4. 第四层为 “（1）”，左空 2 字，阿拉伯数字 “1”前后加全角圆括号，

　括号后不加标点，回行正文对齐。

　5. 用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第

　二条、第三条 的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。

　 6. 若分章节，各章节标题用小 3 号黑体字（西文用 arial ），居中排布，1.25 倍行距，段前、后间距 12 磅。

　（四） 附件

　文件如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用与正文相同字号标识 “附

　件”，

　后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿

　拉伯数码（如： “附件：

　公司行文规范及管理办法

　为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号

　办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息

　披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行

　禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办

　法。

　通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，

　全部文件受控的目的。

　一、纸型、纸质

　二、封面

　文件材料 10 页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，

　如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公

　司的统一 vi 形象(文字和徽标 )，但不宜用花边和图案。加封面的材

　料同时应加封底。

　三、书写要求

　（一）标题使用 2 号宋体加黑，顶行。

　 （二）副标题居中排列，使用 3 号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占 2 格。标题单独成行时，均无需标点。

　（三）正文使用 4 号仿宋。每段文字前空两格，第 2 行起均顶格。

　不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细

　圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。

　（四）章节的排序为第一层 “一 ”，第二层 “（一），第三层 “1、 ”，

　第四 ”层“（1），第五层 “1） ”。

　”

　（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，

　与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。

　（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、

　缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应

　当使用阿拉伯数字。

　四、落款、盖印

　在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。

　成文日期中 “○用”插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数 “0”。最

　后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上 2/3，下 1/3，左右居中，

　端正清晰。

　五、页面设置

　上 2.0cm ，下 2.0 cm ，左 2.0 cm ，右 2.0 cm ，页脚 1.0 cm ，行距

　28 磅, 或每面排 22 行，每行排 28 个字。为避免最后一页只是几行

　占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页 , 但收缩行距

　不宜小于 20 磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。

　六、装订

　一律左侧装订。钉离左侧边沿 0.5cm ，2 个钉在上下各 1/4 处，钉

　垂直。

　七、分类与编号

　（一）文件分类

　公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理

　制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以

　某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某

　会（会议性质）为方式进行定位。

　（二）简化编号名称

　由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建

　发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之

　峰装饰有限公司简化为 “hzyzf ”。行文中放置在表头或是标题下。对

　内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司 vi 规范标识图形，靠右为

　公务编码，一般制度 /规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用

　文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为 “第 x 页，共 x

　页 ”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

　（三）细化编号内容

　仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制； 初拟

　编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标

　准）。

　 编制方法： hzyzf-hr-2014-001( 公司人资行政部 2014 年第 1 份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司 =hzyzf；部门名称：

　hr （人资行政部）；时间： 2014 年，其后以此类推。文件顺序号：

　001，002，003 以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从

　001 开始编起，如 2015-001 。便于管理保存。

　（五）各部门名称为

　设计部： sj 企划部： qh 电子商务部： ds 市场部： sc

　【篇二：发文管理制度】

　内部发文管理办法

　第一章 总则

　第一条 以公司名义对内发文，是一项十分严肃的工作，也关系到公

　司形象，为使发文工作做到规范、准确、及时、安全，形成统一规

　范的编写格式及处理程序，结合公司实际情况，特制定本管理办法。

　以下简称：办法。

　第二条 本办法以统一公司对内发文的文件编写标准、格式要求、拟

　发程序为原则。凡属于需要发放至公司所有部门并予以公示的文件，

　都属于本办法规定的发文范围。本办法中所涉及的文件，都出于本

　定义内容。

　第三条 本办法适用于公司所有部门。

　第二章 管理部门

　第四条 公司对内发文由公司行政部实行归口管理，公司任何其他部

　门及单位不得自行对内发送正式文件。

　第三章 发文程序

　第五条 拟稿

　由需发文之部门指定专人负责起草书面文稿。文字要准确、精练，

　用语要规范、贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。首页

　之前应附上公司发文审批表单（详见附表 1），并填妥有关内容，送

　相关分管领导审核。

　第六条 审核

　书面文稿由拟稿部门相关负责人员递交至分管高级经理负责书面审

　核，审核痕迹应保留在审核原稿上。

　第七条 签发

　公司对内发文的签发人为公司总经理。拟稿部门应指定专人送公司

　总经理审批签发，审批痕迹应保留在审核原稿上。

　第八条 发布

　经总经理审批签发的书面文稿，应由拟稿部门相关负责人员递交行

　政部相关人员，经审核批准并修订完毕的电子文档（即正式文件的电子文档）应同时通过邮件方式递交至行政部，以便于按照发布系

　统要求进行格式转换及对照查验，查验完毕，应在发文审批表中的核稿记录中予以注明。

　经审批签发后的文件由行政部指定专人负责发布。发布文件时应按

　照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布，最终发布时

　间应由发布人在审批表上予以注明。

　第九条 存档管理

　已经审批签发的书面文件，由行政部指定专人负责登记，书面文件

　存档资

　料应包括文件原稿、发文审批表、正式文件。相关文件应按序编号，

　并加盖公司公章后存档。如发布文件为密级文件，应根据密级在文

　件右上角加盖相应的密级印章并编号。

　已经审批签发的电子文档，由行政部专人递交至公司质量部，由质

　量部相关人员存放至公司配置库，并在发文审批表上予以记录。

　第四章 书面文件格式要求

　第十条 公司对内文件一般由发文标题、主送单位（人员）、正文、

　附件说明、发文单位、发文日期和附件等部分组成。

　第十一条 发文标题应能简要反映正文的主要内容，措辞要简明扼要。

　标题应准确标明公文种类（如通知、公告等），除引用法规、规章、

　外部通知等名称时需加书名号外，一般不用标点符号。如标题较长

　需要断行，应做到词义完整，排列对称，间距恰当。标题格式为 3

　号加粗黑体字居中排布。

　第十二条 主送单位（人员）在公文标题之下、正文之前，用 4 号加

　粗宋体字顶格撰写，后加冒号，主送单位的全称、特称、简称，均

　应使用统一的表达形式。

　 第十三条 文件正文为小 4 号宋体字，段落前空两格。正文文字行距一般为行距固定值 23 磅，具体数值可以根据正文字数多少确定，应

　确保页面整洁有序的同时节约纸张。

　第十四条 如有附件，应当在正文之后、发文单位和发文日期之前注

　明附件顺序和名称，并且在正文中进行相应说明。

　第十五条 发文单位的落款一律为公司全称，不得以简称、代称或部

　门形式出现。发文日期，一律以公司总经理签发日期为准。

　第五章 附则

　第十六条 公司各职能部门、各管理条线应严格遵守本管理办法中的相关要求。

　第十七条 本管理办法解释权归公司行政部。

　第十八条 本管理办法自发文之日起生效。

　附件：

　发文审批表

　发文编号：

　【篇三：公司制度文件格式的规定】

　公司标准行文规定

　一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。

　二、

　范围

　本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

　三、职责

　1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业

　的统一编号及内外公文的统一归档；

　2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；

　3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核； 4、总经

　理负责公司对内、对外行文的签批。

　四、发文分类

　公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章

　制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定 /办法/准则/政策/措

　施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决

　议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；

　公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

　1、规定 /办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有

　约束力的行为规范、规章制度；

　2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批

　复的事项；

　3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级

　的询问； 4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

　 5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况； 6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项； 7、 决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

　8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖

　惩，组织变更或人事任免等；

　9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联

　系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

　10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；

　11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受

　行文进行制定； 五、发文格式

　 1、公司统一文字排版上下边距为 2.2cm ，左右边距为 2.0cm ，表格排版上下左右边距为 2cm；

　2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表

　格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；

　3、文字行距 1.5 倍行距；段落设置一般为首行缩进 2 个字符； 4、

　文本中所有的符号、数字、英文均选用 times new roman 体； 5、

　页眉页脚：

　 对内行文页眉靠左 “北京中农可信生化科技发展有限公司 ”靠右“xxx管理文件 kx-xx-001( 编号格式见本规定附录 ) ”；页脚格式均为 “第 x 页，共 x 页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；

　对外行文页眉靠右 “北京中农可信生化科技发展有限公司 ”；页脚同

　对内行文；

　6、落款为 4 号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；

　发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布

　日为准；

　7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；

　六、行文要素要求

　1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部

　门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部

　门、主题词。其中：

　? 文件按密级分为 “普通 ”、“秘密 ”、“机密 ”三级；普通指在工作当

　中随时让员工

　可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，

　需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系

　到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员

　知悉的保密性文件资料；

　? 涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当

　标明份数、序号。

　对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严

　格遵守保密协议中提及的各项；

　? 文件按紧急程度分为： “急件 ”、“一般 ”；急件需立即办理；一般

　文件可根据岗位

　工作进展调整办理时间；

　? 发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：可信

　[20xx]xx 号（字

　体：宋体；字号： 5 号，其他符号：用 times new roman 体，5 号）

　各部门频布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；

　2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

　3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页

　码设置在每页的右侧。

　七、发文管理

　1、发文按照编制 →审核 →批准 →发放 →学习与执行 → 作废的程序进

　行管理。

　↓

　保管

　2、文件编制、审核、批准流程：

　制度 → 所属部门领导编写 → 主管领导审核 → 总经理批准 → 行政人力

　资源部发布； 通知、通报、通告、决议、决定 →行政人力资源部编

　制 → 主管领导审批 → 行政人力资源部发放；

　会议纪要 →会议纪要员编制 → 会议主持人批准 →行政人力资源部存。

　3、公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范

　围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下

　一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式； 4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人力资源部对生效公文（加盖

　公章）进行签字留存；

　5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理

　销毁； 八、其他注意事项

　1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；

　2、公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，

　包括呈送公司相关领导的纸质文件。

　附 1 部门文件格式：

　 1、销售管理文件： kx-xs-001 2 、客服管理文件： kx-kf-001 3 、技术管理文件： kx-js-001 4 、物流管理文件： kx-wl-001 5 、财务管理 文件：kx-cw-001 6 、行政人力资源管理文件： kx-xr-001 7 、电子 商务管理文件： kx-ds-001 附 2 行文流转表格： 1、发文登记表 2、 收文登记表 3、文件签阅表

　4、文件销毁审批表 5、文件格式

　发文登记表

　收文登记表

　文件销毁审批表

　文件格式：

　正文

　妥否，请批示。

　年 月 日 主送： 抄送：

　北京中农可信公司文件

　**** 字【２０ **】**号 密级：签发：

　关于***** 的通知 /决定

　正文

　公司 年 月 日

　主题词： 抄送：

　会议纪要

　会议时间： 年 月 日 会议地点： 会议主持： 会议记录： 与会

　人员： 会议主题： 内容简要：

　会议主持人签字：

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