机要文件管理工作经验谈
时间：2020-08-08 11:20:05 来源：天一资源网 本文已影响 人 
机要文件管理工作的经验谈
摘 要:本文介绍了做好机要文件的若干经验,提出了党委重视,完善制度,培养高素质机要人员,狠抓落实,建立机要管理工作长效机制的方法。
关键词:机要文件 管理 经验谈
中图分类号:G275 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)08(c)-0250-02
机要文件是党中央确定的路线、方针、政策向各级党组织、政府、企事业单位等传达的红色通道,是各级党政机关实施领导、沟通机关内外,联系上下左右的纽带。因此,机要文件管理工作的重要性是不言而喻的,是党交给我们的一份永远需要做好的答卷。
当前,西方敌对势力对我实行“西化”、“分化”的图谋一刻也没有改变,他们在政治、经济、军事、外交、科技等方面与我们进行的窃密与保密的斗争日益激烈,党的各类机要文件往往成为境内外敌对势力窃密的重点。对此,我们必须要有高度的政治警觉,牢固树立保密意识,一丝不苟地做好党的机要文件管理工作。2010年,我单位被评为全省教育厅办公室系统工作先进单位,我单位党政办公室的机要文件管理工作多次得到市机要局、市保密局的表扬,在此将我们的做法加以介绍,与大家共同探讨学习。
1 领导重视,是搞好机要文件保密安全的前提
过去,我们单位没有固定文件管理人员,也没有固定专用机要文件室,硬件设施几乎是个空白。对机要文件的保密安全留下重大隐患。对此,在全省军工系统机要文件保密安全检查时,对我单位提出了批评,并把我单位列为重点整改单位。这种局面引起了学院领导的高度重视,学院党委立即把机要文件管理工作列入重要工作日程,在学院党委会上作了专题研究。并提出了“领导重视,完善制度,提供条件,落实责任”的总要求,明确党委委员、党政办主任具体分管机要工作,多次在党委会和学院党政办会议上安排部署加强机要文件管理工作。正是由于党委领导的重视,并先后明确专人负责机要文件工作,还设立了机要文件拟办、保管专室,在硬件上彻底改变了过去的面貌,为学院做好机要文件管理工作提供了前提。
为了使这项工作做得实而又实,细而又细,直接分管机要工作的党委委员、党政办主任经常到机要文件室实地检查工作,定期听取工作汇报,提出指导性的工作意见,对于工作中出现的问题及时加以解决,初步形成了“领导重视,专人负责,定期检查”的长效机制。
2 完善制度,是搞好机要文件保密安全的保障
俗话说没有规矩不成方圆。机要文件管理工作是一项政治性、技术性很强的工作,为了使机要文件管理有章可循,我们根据上级要求和工作实际,从抓制度入手,使各项具体工作都作出了明确而严格的规定。
一是建立文件登记制度。我们建立了《收文登记本》、《发文登记本》、《转办登记本》、《借阅登记本》、《机要文件夹走向登记本》《密码电报文件登记本》。做到每份文件走向清楚,有据可查。
二是针对机要文件管理工作的各个环节,分别制定了七个制度。它们分别是:《机要文件分发制度》、《机要文件承办制度》、《机要文件传阅制度》、《机要文件借阅制度》、《机要文件保管制度》、《机要文件回收制度》、《机要文件存档制度》等,并将这些制度装框上墙,使各项工作职责分明,操作有序。
三是实行督促检查制度。在日常的工作中,我们发现文件出现的丢失现象,主要根源在于错过了查找文件的最佳时间,因此加强机要文件管理工作,贵在平时,功在平时。我们坚持以自查为主、领导督促为辅的方针,具体做到三查:一是查岗,就是定期不定期检查机要员按时上下班情况,在岗值班情况,确保机要员一直处于待命状态,随时向领导以及秘书工作人员提供文件资料。二是查勤,就是坚持每月检查一次记录本登记情况,文件的运转情况以及相关制度的落实情况。并将检查结果作为年终考评依据,对于成绩优秀的实行奖励,对于做的比较差的和错误的地方进行通报批评。三是查漏,就是每季度检查一次上级来文有没有漏登现象,传阅件有没有漏传现象,受文单位有没有漏领现象,文件回收有没有漏缴现象。通过平时的查漏,及早发现工作中存在的问题,以便赢得充足的时间来解决这些问题。
3 高素质的机要管理人员,是提高机要文件管理工作的基础
机要文件的管理是机要人员的基本工作,做好机要文件的管理,关键是靠机要文件管理人员,为此,做好机要文件管理人员的选派、教育、管理是做好机要文件管理的基础。
3.1 以马列主义、毛泽东思想和科学发展观武装机要文件管理人员的头脑,提高机要文件管理人员的政治素质和责任心
要加强机要人员的马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表思想和科学发展观的学习,坚定其共产主义信仰,做到“任凭风浪起,稳坐钓鱼台,”任何时候,政治立场不动摇。
要经常学习时事政治,洞察国内外形势,培养敏锐的政治嗅觉,做到大风大浪不迷航,严把党的机密关。
要反复学习有关政策、学习机要管理制度、学习相关业务,做到“政策懂,制度熟、业务精。”
3.2 倡导“三种精神,”提升机要人员的思想素质
学院党委在机要人员中大力倡导“三种精神”,即:不计报酬、乐于吃苦、默默奉献的“老黄牛”精神;不计名利、扎实工作、脚踏实地的“马前卒”精神;不计得失、忠于职守、认真负责的“螺丝钉”精神。正由于坚持倡导“三种精神”,提升了机要人员的思想素质,使我院机要工作做到“事事有人管,事事管到位”,机要工作有了质的变化。
3.3 贯彻“四到位”,为机要人员的工作提供全方位保证
为使机要人员做好工作,院党委提出“四到位,”为机要人员的工作提供全方位保证。
一是“人到位”。挑选政治思想好,责任心强,忠实可靠的专职机要人员配备到位。
二是“工作场地到位”。配备专用的机要文件室,解决了过去“机要室、”“档案室、”“阅文室”混杂的问题。
三是“设备设施到位”。为机要文件室配备了“三铁二器一机,即“铁门、铁窗、铁密码柜、报警器、灭火器、电话机”等硬件设施。
四是“待遇到位”。为解决机要人员后顾之忧,坚决按有关政策落实机要员岗位津贴,调动了机要人员的工作积极性。
4 狠抓落实,是搞好机要文件保密安全的关键
为确保上级机要文件在我们学院运转有序,安全保密,我们突出工作重点,强化机要文件管理,重点是狠抓五个环节:一收取来文,二是分发,三是传阅,四是利用,五是回收保管。
4.1 来文登记,突出一个“细”字
对上级发来的机要文件,专人专车前去收取,对照清单逐份核对,准确无误后进行登记。为此,我们做到:细查文件份数是否与清单相符,细看文件是否缺页残角,并对来文时间、来文机关、文号、份数、秘级、标题都要作详细的登记。
4.2 文件分发,突出一个“快”字
按照上级发文范围和编号,及时准确地分发,并督促受文单位兼职机要员及时领取,对于出现文件滞留的单位在校内办公系统通报批评。对于需要学院领导阅批的文件及时附笺,争取学院主管领导当天签批。
4.3 文件传阅,突出一个“勤”字
由于文件传阅过程中涉及人员多,既有院级领导,也有一般的中层干部和文秘人员,文件安全存在着一定的隐患,因此文件传阅是机要文件管理工作的重中之重,同时也是文件管理工作中最薄弱环节。因此,我们做到四“勤”。一是“脑勤”,即注意观察领导同志工作特点,详细了解各位领导的分工,力求掌握领导同志的工作规律,并根据机要文件的内容和要求,把握好传阅文件的最佳时机。二是“手勤”,即动手记录文件过程中的特殊情况,同时坚持把领导未阅的文件放在最显著的位置,以便领导及时批阅。三是“腿勤”,即要求机要人员给学院主要领导同志送文每日坚持两送两取,紧急文件第一时间当面送呈,当时取回,力争每份机要文件能在一至二日内传阅完毕。四是“嘴勤”,即勤提醒领导及时阅文,经常征求有关院领导对文件管理工作的意见。
4.4 文件利用即借阅
文件借阅是贯彻上级方针政策的必须,又是机要文件易出漏洞的环节,在借阅过程中严格执行机要文件借阅制度,严把借阅范围关,避免不必要的扩散;严把登记关 ,做到来龙去脉清楚,文件进出有据,严防出漏洞。
4.5 文件回收,突出一个“严”字
机要文件回收率达到100%已不是最高要求,而是基本要求,对此,我们努力做到三个“决不”:严明回收时间决不动摇;严明回收手续决不含糊;严明通报制度决不手软,确保文件回收率达到100%,对机密文件严格按规定及时送回或销毁。
“天下大事必做于细,古今事业皆成于实”。文件工作无小事,我们要求机要人员在机要文件管理过程中大力弘扬求真务实的作风,脚踏实地不漂浮,埋头苦干不张扬,善于从平凡的工作中理清思路,总结经验,找准规律,力争把机要文件保密安全工作做得更好。
参考文献
[1] 吴孔华．浅谈高校机要秘书的五种意识[J]．福建行政学院福建经济管理干部学院学报,2004(11).
[2] 贾兵．浅谈当前高校保密工作面临的问题及加强和改进保密工作的对策[J]．改革与开放,2010(2).
相关关键词： 机要文件管理自查报告
