促进行政组织有效沟通的方法促进有效沟通的对策

时间：2019-06-22 05:08:20　来源：天一资源网本文已影响人

　　行政组织沟通在行政管理活动中起到非常重要的作用，下面是的小编为大家整理的一些有关促进行政组织有效沟通的方法的资料，欢迎阅读。

促进行政组织有效沟通

　　促进行政组织有效沟通的方法

　　(1)应做好沟通的准备工作

　　(2)及时反馈与跟踪

　　(3)改善行政组织的结构

　　(4)健全组织沟通的机制

　　(5)创造良好的沟通氛围

　　(6)改进沟通技巧，充分利用主动倾听

　　(7)建立必要的反馈机制.

　　(8)考虑文化、环境等外在因素对沟通的影响

　　(9)秉持一定的沟通处理原则

　　行政组织沟通指什么

　　行政组织沟通是指在行政管理活动中，行政组织与外界环境之间，行政组织内部各部门、层级、人员之间信息的交流与传递过程。

　　行政组织沟通的障碍

　　结构障碍即因组织结构不合理而引起沟通的障碍

　　政府的组织体制主要还是以有严密等级结构、严格规范约束的官僚制为主的组织形式。而在这种层级体制中，沟通分为纵横两个方向，纵向如省一市一县、部一司一处一科结构，横向包括平级间的互动。信息在这两条传播路径中，不断出现流失、失真现象，影响信息的真实性。中间层次会删减对其不利的资料，代之以虚假信息，从而造成决策失误。同时，随着社会的进步，信息量前所未有地剧增，过多层级削弱了信息的流量与时效性。

　　地位上的障碍

　　工作人员在机关组织中的地位不一样，因此对问题的看法不一样，心态也不一样，所以容易在沟通作法与沟通信息方面产生障碍，大致表现为：上级领导由于不了解沟通的重要性，认为只要由上面直接下命令，部属照章行事即可，因此不愿推动沟通工作;上级或多或少存有自是、自傲的心理，认为他的看法和作法一定比部属强，因此表现出不屑听取部属意见的态度;上级常存有“民可使由之，不可使知之”的观念，认为部属只要听命令行事就好，不必多问，带有“愚民政策”性质;部属常存有自卑、自保的心理，在“多说多错，不说不错”观念下，不愿表示意见;部属对上司常常只报喜不报忧，歪曲事实，蒙蔽真相。主管与部属可能因需要不一致、观念不同、利害不一、地位有别等，而造成隔阂，难以坦诚沟通。上述种种情况都是因为地位差距而造成的，对此，参与沟通的当事人应该有一个清楚的认识，尤其是上级领导更应主动打破这些地位上的距离，与下属之间保持良好关系，确保沟通的质量。

　　促进有效沟通的原则

　　1、善于倾听

　　据国外学者研究,一般情况下,人在倾听时的效率大约仅有25%,也就是说在75%的交流时间里,你没有能明白对方要表达的含义。因此,为了达到沟通的目的,交流的时候首先要全神贯注于对方,让对方感到你是在听,使对方有一种满足感,也只有认真地听,才能明白领导交代的事务和同事反映的事项,从而做出正确的判断。其次要适时插话,调动对方的情绪。中途插话会显得不礼貌,不说话却又会让对方感到尴尬。最好的方式就是边听边交流,运用语言、表情、手势等多种形式,在适当的时候给予反映,对肯定的问题表示接受,对不确定的问题及时提出疑问,从而确保能够准确地完成领导所交代的任务。

　　2、与人为善

　　(一)真诚的沟通还要做到与人为善,做到尊重与包容。美国行为科学家马斯洛的需要层次理论认为,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我实现五个层次。毫无疑问,尊重是人际沟通的重要原则。作为秘书,既要尊重领导的权威,也要尊重同事的权益。尤其是在与同事的相处中,要做到不在同事面前说三道四;不能因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其说话;不能因为同事的一点小缺点就不断地挖苦讽刺;答应别人的事情一定要努力做到;对每一位同事都要平等相待,这样才能取得同事的信赖,建立起良好的人际关系网,进而提高工作效率。

　　(二)准确、及时原则作为领导和下属之间的中间人,秘书在进行沟通时,信息的传递一定要准确。一方面要准确地传达领导的决策内容,另一方面也要准确地传达下属的意见和建议。秘书在信息沟通传递的过程中,千万不能任意地添加自己的主观理解,而造成沟通的误解。准确性还表现在用于沟通的语言必须是清晰、明确的。在沟通时,清楚地使用普通话,声音洪亮;不写错别字和冷僻字,对文字进行组织整理,都能提高沟通的准确性。信息时代,能否及时掌握关键信息成为竞争成败的重要因素。因此秘书与领导、同事沟通一定要及时。只有及时地把领导的意图传达下去,才能保证组织的正常运转;也只有及时地把下属的意见反映上来,才能为领导者决策提供依据,使组织能良性发展。在这里,秘书还要注意一个问题,传达信息时要找对人,即面对同一条信息,谁应该是第一个知道的,哪些人可以被传递,而哪些人是不要被传递的,都要作出正确判断,这样才能将信息更加及时地传递出去,提高沟通效率。

　　沟通的方法与技巧

　　(一)口头沟通及技巧口头沟通大致包括面谈、会议、演讲、广播、电话联络等方式,都是以语言为主要沟通媒介的。它的优点在于能够使对方感到亲切,可以当面获知对方的反映,沟通速度快。同时它也存在着一些不足,如口头沟通的过程中容易滋生谣言、口齿不清或乡音过重使对方不易了解等。针对以上情况,在口头沟通的时候一些技巧的使用会有助于提高沟通的效果。首先,进行语言表达时要做到明确、简洁。事件本身是什么就是什么,有一是一,实事求是,绝不能模棱两可,更不能添油加醋。同时,秘书在进行事件叙述时,要分清主次,突出重点,不讲空话废话,删除语言表达中多余的成分,做到言简意丰。其次,进行语言表达时还要做到委婉、通俗。同样一句话,用不同的语气表达出来,结果就会很不一样。秘书无论是与领导沟通,还是与同事沟通,应尽量使用陈述的、温和的、礼貌的语气,同时用口语化、大众化的语言进行表达,会更加有利于沟通的双方交流、理解。

　　(二)文字沟通及技巧文字沟通主要是以文字为沟通媒介的。它的优点在于可以在沟通前斟酌文句以求得表达的最佳效果,可以防止转述时的遗漏和曲解,可以长期保存以备日后查考,法律责任明确。当然文字沟通也存在着不足,如沟通的速度慢,且由于人们理解能力不同,同样的文字不同的人也会有不同的理解,会有不同的沟通效果等。因此在进行文字沟通时,要尽量避免错别字、冷僻字的使用,按照正规的公文写作要求,简洁、平实地进行写作。

　　(三)消除沟通障碍沟通时产生的种种障碍不利于沟通的进行。造成沟通障碍的因素很多,比如心理障碍、语言符号障碍、认识和理解障碍、身份地位障碍、非语言符号的模糊性引起的障碍等。认清阻碍有效沟通的种种因素,在实际的沟通中有意识地避开这些障碍,就能达到有效沟通的目的。比如,在沟通时,真诚的微笑、注意礼节可以消除身份地位上的障碍;通过不断学习,提高自己的知识水平,不随意改动沟通的内容,可以消除认知和理解障碍;正确使用沟通的语言,减少非语言的使用,可以消除非语言符号的障碍等。