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    文秘需要什么技能 [文秘实用技能:事多任重莫心烦,工作清单帮你忙]

    时间:2018-07-23 23:32:29 来源:天一资源网 本文已影响 天一资源网手机站

    事多任重莫心烦,工作清单帮你忙

    (作者:一默如雷 编辑:茶水泡面)

    文秘实用技能:事多任重莫心烦,工作清单帮你忙

    众所周知,一个部门的工作量是和职能成正比的,职能越广泛,工作量越大,比如掌控全局的代表性部门——两办,是工作量首屈一指的两个单位。在其他部门之中,综合管理部门的工作量又往往比单一职能部门的工作量要多,比如“上管天,下管地,中间管空气”的城市管理部门和负责行使安全生产综合监督管理职权的安全监管部门。他们的工作量就比气象局、地震局这些部门多得多。要想不被繁重的工作压垮,在繁杂的事务中有所作为,我们必须熟练运用科学、高效的工作方法。今天,笔者结合自己在综合监管部门岗位的经历,跟大家分享一些在中运用“清单工作法”开展工作的案例和思考,以供大家参考借鉴。

    一、初级版清单

    2018年6月6日xx单位工作清单:

    1.按照3月3日xx单位《关于请于核查xx工程项目涉嫌违法分包的函》来文要求及上级领导的批示精神,请x单位依法依规调处后将情况报xx;【可请法规科指导】

    2.按照5月2日《关于开展市区桥梁下方部位专项整治的通知》要求,请各单位从 5 月开始,每月 15 日前及 30 日前各报送一次工作情况;

    3.按照《关于严厉打击非法生产加工经营食品行为的通知》,请各单位于6月29日前上报有关工作情况;

    4.按照《关于排查统计市区嵌入式广告牌的通知》要求,请各单位于6月8日前报《 xx辖区嵌入式广告牌统计表》;

    5.按照5月7日《关于印xx扫黑除恶专项斗争有关机制》的通知》要求,请各单位每周四上午填报《xx队线索摸排情况统计表》;

    ……

    在使用一段时间后,笔者很快发现这个清单存在一些问题:

    一是未体现轻重缓急,不利于每天工作安排。因为一般人的阅读习惯都是从上往下看,因此在这个工作清单引导下,执行者往往会不自觉选择从上往下依次开展工作。然而实际操作中,有些文件发得早,但工作时限相对宽松,或者工作难度较大,因此上报期限较晚,而有些工作属于重要紧急工作,要求高,时限短,必须优先开展。

    二是未体现工作进度,不利于掌握工作全局。有些工作报告需要其他单位报送数据才能完成,但各单位报送时间不同,有的早,有的晚。工作时限将近时,我们就要对未按时报送的部门进行催办、催报,以免贻误工作。

    三是未体现工作要求,不利于工作正确开展。比如第4项任务中的“嵌入式广告牌”的范围未能明确,容易导致其他单位统计口径不一,出现误报情况。

    二、改良版清单

    2018年6月6日xx单位工作清单:

    1、按照《关于排查统计市区嵌入式广告牌的通知》要求,请各单位于6月7日(明天)前报《 xx辖区嵌入式广告牌统计表》(不含墙体及LED广告);【AC单位已报,缺BD单位】

    2、按照5月2日《关于开展市区桥梁下方部位专项整治的通知》要求,请各单位从 5 月开始,每月 15 日前(下周五)及 30 日前各报送一次工作情况;【各单位已报15日前情况】

    3、按照6月3日xx单位《关于请于核查xx工程项目涉嫌违法分包的函》来文要求及上级领导的批示精神,请x单位依法依规调处后将情况报xx;【可请法规科指导】

    4、按照《关于严厉打击非法生产加工经营食品行为的通知》,请各单位于7月29日前上报有关工作情况;

    5、按照5月7日《关于印发xx扫黑除恶专项斗争有关机制》的通知》要求,请各单位每周四上午填报《xx线索摸排情况统计表》;

    ……

    这个清单解决了原先清单存在的一些问题,但笔者在使用中又发现新的问题:

    一是工作重点不够突出,不利于执行者安排工作时间和精力。

    二是工作事项没有分类,眉毛胡子一把却抓不住重点和关键信息。

    三是工作大局意识不强,未体现清单制定者对工作的思考和计划。

    三、升级版清单

    2018年6月6日工作任务清单

    一、阶段性工作:

    1.按照《关于排查统计市区嵌入式广告牌的通知》要求,请各单位于6月7日(明天)前报《 xx辖区嵌入式广告牌统计表》(不含墙体及LED广告);【AC单位已报,缺BD单位】

    2.按照5月2日《关于开展市区桥梁下方部位专项整治的通知》要求,请各单位从 5 月开始,每月 15 日前(下周五)及 30 日前各报送一次工作情况;【各单位已报15日前情况】

    3.按照《关于组织开展临时建(构)筑物排查整治行动的通知》要求,请各单位于6月13日前报送附表1及附表2。

    二、常规工作

    1.按照5月2日《关于开展市区桥梁下方部位专项整治的通知》要求,请各单位从 5 月开始,每月 15 日前及 30 日前各报送一次工作情况;【各单位已报15日前情况】

    2.按照5月7日《关于印xx扫黑除恶专项斗争有关机制》的通知》要求,请各单位每周四上午填报《xx队线索摸排情况统计表》;

    3.按照《关于做好信息报送工作的通知》要求,请各单位每两周报送不少于一篇简报(300字左右)【本月xx单位已报1篇】。

    三、调处复函类

    1.按照6月3日xx单位《关于请于核查xx工程项目涉嫌违法分包的函》来文要求及市领导的批示精神,请x单位依法依规调处后将情况报局办;【市领导批示件,需于15个工作日内回复,可请法规科指导】★★★★

    2.按照xx单位《关于商请调查处理xx房地产开发有限公司居住小区项目的函》来文要求及局领导批示要求,请x单位办结后书面回复局办;

    3.按照《关于商请处理xx桥头违规倾倒垃圾等行为的函》要求,请x单位调处后书面回复局办。

    四、下一阶段重要工作

    1.提前制定“七一”党建活动方案;

    2.提前撰写上半年工作总结暨下半年工作计划;

    3.提前筹备半年绩效考评工作。

    以上工作清单为个人梳理汇总,如有错漏,恳请大家修改完善。收到请回复,谢谢!

    升级版清单的优势是:

    一是依办结时限顺序排列,利于按时完成任务;

    二是能体现事项重要程度,利于抓大放小管细;

    三是能明确落实工作责任,利于把握工作进度;

    四是能展现工作的前瞻性,利于争取工作主动;

    五是能掌控全局工作动态,利于领导统筹兼顾。

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